UBO niet vergeten updaten elk jaar

Als zaakvoerder of bestuurder in een vennootschap ben je verplicht online het UBO-register (register van uiteindelijke begunstigden) van deze vennootschap in te vullen en up-to-date te houden.  Hierbij uitleg over de praktische kant van dit verhaal.

UBO-register? Dat is een databank die in het leven geroepen werd om witwassen en terrorisme te bestrijden, en die de FOD Financiën beheert. Ze bevat de zgn. uiteindelijke begunstigden of ‘ultimate beneficial owners’ (UBO) van alle Belgische vennootschappen, (internationale) VZW’s, stichtingen, trusts en daarmee vergelijkbare rechtsfiguren.

In het UBO-register moet je de natuurlijk personen registreren welke de uiteindelijke begunstigen zijn van de vennootschap (de “UBO’s”).  Dat zijn bv. de aandeelhouders welke meer dan 25% van de stemrechten of aandelen houden in de vennootschap.  Bij een onrechtstreeks aandeelhouderschap moet je ook de tussenliggende vennootschappen melden.  Hebben alle aandeelhouders slechts een minimale participatie dan zijn de UBO’s de natuurlijk personen welke zeggenschap hebben over de vennootschap : bv. de bestuurders, of de persoon welke op basis van een aandeelhoudersovereenkomst het beleid bepaalt, enz.  Kan er volgens deze methoden nog steeds geen UBO aangeduid worden, dan zijn de UBO’s de personen van het hoger leidinggevend personeel.

Het niet invullen en up-to-date houden van dit register kan gesanctioneerd worden door boetes, opgelegd aan de individuele bestuurders/zaakvoerders.

Daar de online toepassing niet uitblinkt in gebruiksvriendelijkheid, vind je in hieronder een korte handleiding om u op weg te helpen.

De bedoeling van dit register is om de natuurlijk personen te identificeren welke achter een juridische constructie (bv. een vennootschap) schuil gaan.  De afkorting UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, oftewel de “uiteindelijke begunstigde” : de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft.

Moet u nog iets doen?

Is toch in orde? Voor zover u weet, heeft uw boekhouder de UBO-registratie van uw vennootschap(pen) al een hele tijd geleden gedaan. Toch moet u mogelijk nog iets doen.

Wijzigingen melden. Het is de bedoeling dat de informatie in het UBO-register altijd actueel is. Daarom moet u, als er iets verandert aan de gegevens in het UBO-register, dat binnen de maand melden. Breng dus zo snel mogelijk uw boekhouder op de hoogte, zodat hij dat kan doen.

Jaarlijkse bevestiging nodig. Zelfs als er niets wijzigt, moet u elk jaar – uiterlijk op de verjaardag van de inschrijving of de laatste wijziging – de juistheid van de gegevens bevestigen. Veronderstel dat de eerste registratie dateert van 01.10.2020 en er niets meer gewijzigd is, dan had u de registratie ten laatste op 01.10.2021 moeten bevestigen en moet u dat uiterlijk op 01.10.2022 opnieuw doen. Bekijk dus wanneer die bevestiging uiterlijk moet gebeuren, en noteer die datum in uw agenda.

Tip.  Als u de eBox van uw onderneming geactiveerd heeft, krijgt u een maand op voorhand een automatische herinnering.

Procedure :

1 Voorbereiding

Kaartlezer, ID kaart & pincode bij de hand (of een digitale ID zoals de app Itsme).
Bepaal wie de UBO’s zijn die uw wenst te registeren en noteer hun naam & rijksregister nummer.
Bewaar hiervan een bewijs .pdf formaat (aandelenboek, oprichtingsakte,…), dit kan je later uploaden.

2 Inloggen op de applicatie :

Ga naar de website https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen.  Kies rechtsboven het tabblad E-SERVICES, dan (onderaan de pagina) UBO-REGISTER, klik en ga naar het blauwe balkje “GA NAAR HET UBO-REGISTER”.  Kies vervolgens uw authenticatiemethode.  Volg de instructies op het scherm.

Bij vermelding “kies hoe je je wilt aanmelden” kies je “in naam van een onderneming” en daarna volgende.  Klik op de onderneming waarvoor je het UBO-REGISTER wil invullen of aanpassen.  Of kies nadien “Een Entiteit opzoeken” en kies de organisatie waarvan je de UBO’s wenst door te geven :

3 Een entiteit (onderneming) opzoeken :

De lijst van de “informatieplichtigen” (ondernemingen) van wie u wettelijke vertegenwoordiger bent, wordt onderaan de pagina met resultaten weergegeven.  Worden er geen entiteiten weergegeven, kan je via de zoekfunctie de entiteit opzoeken waarvoor je de UBO’s wenst in te vullen.

Klik onderaan in de kolom “KBO of Buitenlandse indentificator” op de onderneming waarvoor je de UBO’s wenst in te geven.  De gegevens van de onderneming worden daarna ingevuld.

4 Het formulier van de entiteit wijzigen (= de UBO’s aanvullen) :

U klikt op de knop ‘Wijzigen’ (rechts boven op het scherm, naast afdrukken) en gaat dan (onderaan) naar “aanvullende informatie – controles”.

Hier zal u twee pictogrammen zien verschijnen in de kolom “Aard van de controle / Actie’s”.  De eerste moet u aanklikken indien u een uiteindelijke begunstigde wenst toe te voegen (aandeelhouder is een natuurlijk persoon) de tweede pictogram is voor het toevoegen van een juridische entiteit (aandeelhouder is een vennootschap).

U komt in het scherm ”een belgische burger opzoeken”.  Dit moet u invullen en dan op zoeken te klikken (bij voorkeur door het rijksregisternummer in te vullen).

Voeg vervolgens alle informatie toe over de controle die door de uiteindelijke begunstigde wordt uitgeoefend.  Aard van de controle : in de meeste gevallen door stemrechten of het bezit van aandelen.  Vul de begindatum van de controle in.  Vul het percentage van de aandelen en/of stemrechten in.  Klik op “bewaren” om de bewerking te bevestigen.  U kunt nu terugkeren naar het formulier van de entiteit.  De toegevoegde begunstigde verschijnt onderaan in de structuur van het bedrijf.  Print bij voorkeur de bevestiging af (dit document zal in de toekomst steeds vaker worden opgevraagd door bv. banken e.d.).

Niet vergeten om de UBO’s te verwittigen en nadien ook elke wijziging in de UBO’s door te geven via deze toepassing. Tevens moet je jaarlijks inloggen om te bevestigen dat de gegeves nog correct zijn.