- 4 juli 2021
- Gepost door: Wouter Devloo
- Categorieën: Accountancy, Tips & tricks
In het UBO-register moet u de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap aanmelden. Tegen 31 augustus 2021 moet u ook bewijsstukken toevoegen. Daarnaast moet u tegen diezelfde datum ook de informatie in het UBO-register bevestigen. Op 21 april 2021 heeft de FOD Financiën een bijgewerkte versie gepubliceerd van de FAQ i.v.m. met het UBO-register. Wat kunt u daaruit zoal leren?
De bestuurder(s) van o.m. vennootschappen en vzw’s zijn sinds eind 2019 ertoe gehouden om de identiteit van de ‘uiteindelijke begunstigden’ mee te delen aan het UBO-register, wat jaarlijks moet bevestigd worden. Om alles vlotter te laten verlopen had de FOD Financiën daaromtrent reeds een FAQ uitgevaardigd. Op 21 april 2021 heeft de fiscus die FAQ nog bijgewerkt en meer informatie verschaft omtrent o.m. de uiteindelijke begunstigden en de toe te voegen bewijsstukken.
Categorieën
De bestuurders van o.m. (internationale) VZW’s, vennootschappen, trusts moeten in een databank van de fiscus, het zgn. UBO-register de identiteitsgegevens van hun uiteindelijke begunstigden (UBO’s) laten opnemen. De bijgewerkte FAQ maakt wat vennootschappen betreft een onderscheid tussen drie categorieën van UBO’s. Voor vennootschappen gaat het dan in de eerste plaats om natuurlijke personen die (indirect) minstens 25% aandelen of stemrechten daarin aanhouden. Deze 25%-regel geldt als voldoende maar niet noodzakelijke voorwaarde voor toereikend belang. De regel is bedoeld als een indicatie om snel te kunnen inschatten of men een toereikend percentage aanhoudt. Volgens de bijgewerkte FAQ moet echter worden onderzocht of geen enkele natuurlijke persoon die minder dan 25% van de stemrechten of aandelen bezit, de vennootschap feitelijk controleert. De tweede categorie van UBO’s bestaat uit natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap over de vennootschap hebben, zoals het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan. Ok het bestaan van vetorechten wordt nu als voorbeeld aangehaald. De derde categorie bestaat uit de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. In principe gaat het hier om een uitzondering, en kan de motivatie voor deze kwalificatie worden opgevraagd naar aanleiding van een controle.
Bewijsstukken
Welke bewijsstukken?
Afhankelijk van de specifieke situatie moet u een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, een uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document toevoegen. Een elektronisch aandelenregister wordt ook aanvaard als authentieke bron indien het voldoet aan de voorwaarden van het WVV.
Voor uiteindelijke begunstigden die niet over een rijksregisternummer of een nationaal bisnummer beschikken, moet een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) toegevoegd worden.
Wat de bewijsstukken inzake de aard en de omvang van het werkelijke belang van de UBO in de informatieplichtige betreft, verduidelijkt de FAQ dat voor de UBO’s van de derde categorie (het hoger leidinggevend personeel) de bewijsstukken moeten aantonen dat (1) geen uiteindelijke begunstigden in de eerste twee categorieën gevonden werden en (2) het leidinggevend personeel dat geregistreerd werd, die rol ook werkelijk heeft.
De informatie op het bewijsstuk die niet relevant is voor het UBO-register, kan ‘verborgen’ gehouden worden, op voorwaarde dat de rest van het document leesbaar blijft.
Bewijsstukken die niet opgesteld zijn in een van de landstalen of het Engels, moeten vertaald worden. Een beëdigde vertaling is niet vereist. Voor openbare documenten afkomstig uit een derde land binnen de Europese Unie, die de persoonlijke informatie van een uiteindelijke begunstigde aantonen, volstaat een gewone kopie. Voor andere openbare documenten is een apostille noodzakelijk. Voor openbare documenten uit derde landen buiten de EU is een apostille of een legalisatie vereist.
Landstalen
De informatie op het bewijsstuk die niet relevant is voor het UBO-register (omdat deze geen betrekking heeft op de identiteit, aard en omvang van het belang van de uiteindelijk begunstigde) kan worden verborgen gehouden, op voorwaarde dat de rest van het document leesbaar blijft. Bewijsstukken die niet zijn opgesteld in een van de landstalen of het Engels moeten worden vertaald. Het is echter niet vereist dat het om een beëdigde vertaling gaat. Indien de bewijsstukken afkomstig zijn uit een derde land, volstaat soms een gewone kopie, maar soms is ook een legalisatie/apostille vereist (volgens het onderscheid dat is vermeld in het schema op p. 30 van de FAQ).