Nieuwe procedure voor verzoek tot teruggaaf van buitenlandse btw

Nieuwe procedure voor verzoek tot teruggaaf van buitenlandse btw

Naast de nieuwe plaatsbepalingsregels voor diensten impliceert de inwerkingtreding van het btw-pakket op 1 januari 2010 ook een aantal belangrijke wijzigingen op het vlak van de procedure voor de teruggaaf van buitenlandse btw aan belastingplichtigen die binnen de EU zijn gevestigd. De nieuwe procedure ligt vervat in KB nr. 56, en wordt tevens becommentarieerd in Circulaire nr. 20 van 22 december 2009.

De nieuwe bepalingen beogen de procedure voor teruggaaf in eerste instantie te vereenvoudigen en te moderniseren. Aldus verloopt de procedure voortaan elektronisch via een portaalsite van de lidstaat waar de aanvrager is gevestigd. Daarnaast worden meer garanties geboden aan de belastingplichtige aanvrager. Dit enerzijds door bepaalde termijnen voorop te stellen waarbinnen de beslissing inzake het verzoek moet worden genomen, en anderzijds door de lidstaat van teruggaaf interesten op te leggen als de teruggaaf niet tijdig is gebeurd.

Voor welke belastingplichtigen?

De nieuwe procedure zoals ze hieronder zal worden toegelicht geldt enkel voor belastingplichtigen die gevestigd zijn binnen de EU, doch in een andere lidstaat dan die waar btw werd opgelopen. Het gaat bijgevolg om de belastingplichtigen die voorheen werden beoogd door de Achtste Btw-Richtlijn. Deze richtlijn werd met ingang van 1 januari 2010 ingetrokken en vervangen door Richtlijn nr. 2008/9/EG van 12 februari 2008.

De nieuwe procedure geldt bijgevolg niet voor belastingplichtigen die buiten de EU zijn gevestigd. Voor hen verandert er niets, en blijft de procedure van de Dertiende Btw-Richtlijn onverkort van toepassing.

Aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor teruggaaf is niets veranderd. Aldus heeft de ‘Europese’ belastingplichtige slechts recht op teruggaaf, voor zover hij cumulatief aan volgende voorwaarden voldoet:

– hij is niet gevestigd in de lidstaat van teruggaaf, en heeft er tevens geen vaste inrichting;

– hij heeft geen handelingen verricht die in de lidstaat van teruggaaf gelokaliseerd zijn, met uitzondering van (1) vervoersdiensten en daarmee samenhangende diensten die vrijgesteld zijn van btw doch wel een recht op aftrek genereren en (2) de handelingen waarvoor de afnemer schuldenaar is van de btw op grond van artikel 194 tot 197 en 199 van de Btw-Richtlijn;

– hij beschikt niet over een btw-nummer in de lidstaat van teruggaaf.

Welke btw?

Ook de principes inzake de omvang van het recht op teruggaaf zijn grotendeels onveranderd gebleven (artikel 3 van KB nr. 56). We zetten ze voor u nog even kort op een rij.

1. De aanvrager moet in zijn lidstaat van vestiging handelingen verrichten waarvoor recht op aftrek bestaat. Een aanvrager die in zijn lidstaat slechts vrijgestelde handelingen verricht die geen recht op aftrek genereren, kan dus geen teruggaaf van buitenlandse btw bekomen.

2. De btw komt slechts voor teruggaaf in aanmerking in de mate dat hij voor lokale belastingplichtigen aftrekbaar zou zijn volgens de regels van de betrokken lidstaat. Wanneer een buitenlandse belastingplichtige een teruggaafverzoek indient in België, moet hij bijgevolg de Belgische aftrekbeperkingen (bv. autokosten: btw is slechts 50 % aftrekbaar) respecteren.

3. Wanneer de aanvrager de hoedanigheid heeft van gemengde belastingplichtige, heeft hij slechts recht op teruggaaf volgens de verhoudingsregel zoals die wordt toegepast in de lidstaat van vestiging. Indien deze verhouding wijzigt na de indiening van het teruggaafverzoek, dan moet het bedrag dat wordt teruggevraagd of dat reeds is teruggegeven gecorrigeerd worden.

Deze correctie moet gebeuren door een later teruggaafverzoek dat ingediend wordt binnen het kalenderjaar volgend op het teruggaaftijdvak. Als in dat kalenderjaar geen teruggaafverzoek werd ingediend, moet de correctie gebeuren via een specifieke aangifte (een zogenaamde ‘afzonderlijke verklaring’) die wordt ingediend via de portaalsite van de lidstaat van vestiging.

4. Voor zover het teruggaafverzoek in België wordt ingediend, komt tenslotte niet voor teruggaaf in aanmerking:

– btw die niet verschuldigd is;

– btw aangerekend over intracommunautaire leveringen of uitvoeren van goederen die krachtens artikel 39, §1, 2° of 39bis van het btw-wetboek van btw zijn vrijgesteld of kunnen worden vrijgesteld.

De nieuwe teruggaafprocedure

Elektronisch verzoek bij lidstaat van vestiging

Onder de oude procedure diende het teruggaafverzoek op papier te worden ingediend in de lidstaat waar de btw werd opgelopen. Bij het verzoek dienden tevens bepaalde bijlagen te worden gevoegd, zoals de onderliggende facturen en een certificaat van belastingplicht uitgereikt door de lidstaat van vestiging.

Met ingang van 1 januari 2010 moet de aanvraag elektronisch worden ingediend in de lidstaat van vestiging, en dit via een door deze lidstaat ontwikkelde portaalsite. Ook de verdere procedure verloopt in beginsel volledig elektronisch (bv. ontvangstbevestiging, positieve beslissing inzake teruggaaf etc.). Aldus is ook het certificaat van belastingplicht niet langer vereist. De lidstaat van vestiging zal immers in eerste instantie beoordelen of de aanvrager aan de voorwaarden voldoet, alvorens het verzoek door te zenden naar de lidstaat waar de btw werd opgelopen.

Opmerking:  De eenvoudige en snellere teruggave geldt voor elke aanvraag vanaf 2010, dus ook voor de aanvraag tot teruggave van buitenlandse BTW op uw facturen van 2009!

De gegevens die in het teruggaafverzoek moeten worden meegedeeld, zijn grotendeels ongewijzigd gebleven (bv. identificatiegegevens van de aanvrager, bankgegevens etc.). Nieuw is wel dat de aanvrager voortaan ook een elektronisch adres moet meedelen waar de bevoegde autoriteiten enerzijds aanvullende informatie kunnen opvragen, en anderzijds ook de ontvangstmeldingen en beslissingen inzake teruggaaf aan kunnen verzenden. Het elektronische adres is in beginsel het adres van de aanvrager zelf, maar kan ook het adres zijn van zijn gevolmachtigde.

Het teruggaafverzoek dient voortaan ook de beroepsactiviteit van de aanvrager te identificeren aan de hand van de NACE-code. Dit zijn de geharmoniseerde getalcodes van vier cijfers vastgesteld bij Verordening nr. 3037/90 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening nr. 1893/2006 van 20 december 2006. In België zijn die gegevens eenvoudig beschikbaar via de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Wanneer de aanvrager meerdere activiteiten heeft, dient de code van de activiteit waarop de aanvraag hoofdzakelijk betrekking heeft, te worden vermeld.

De facturen waarvoor teruggaaf van btw wordt gevraagd moeten in beginsel niet meer worden bijgevoegd bij de aanvraag. Wel dient het verzoek voor elke factuur de maatstaf van heffing en het btw-bedrag te vermelden, alsook het bedrag van de aftrekbare btw (rekening houdend met de aftrekbeperkingen en het verhoudingsgetal van de aanvrager), en in voorkomend geval het percentage van het verhoudingsgetal. Daarbij rijst uiteraard de vraag welk percentage moet worden weergegeven door een belastingplichtige die toepassing maakt van het werkelijke gebruik. Aangezien het voortaan ook mogelijk is om één teruggaafverzoek in te dienen voor verschillende landen, dient telkens de lidstaat van teruggaaf te worden aangegeven door middel van een landencode.

De aanvrager moet tenslotte de aard van de afgenomen goederen en diensten aangeven door middel van geharmoniseerde cijfercodes. Deze codes zijn de volgende:

1 = brandstof;

2 = verhuur van vervoermiddelen;

3 = uitgaven in verband met vervoermiddelen, andere dan die voor de goederen en diensten waarnaar verwezen wordt met de codes 1 en 2;

4 = wegentol en andere heffingen met betrekking tot het gebruik van de wegeninfrastructuur;

5 = reiskosten zoals taxikosten en kosten van het openbaar vervoer;

6 = kosten van logies;

7 = kosten van spijzen, drank en restauratie;

8 = toegang tot beurzen en tentoonstellingen;

9 = weelde-uitgaven en uitgaven voor ontspanning en representatie;

10 = andere. Indien deze code wordt gebruikt, moet de aard van de afgenomen goederen en diensten worden aangegeven.

Wanneer België het land van teruggaaf is, zijn deze codes bovendien niet voldoende, en zal de aanvrager bepaalde ‘subcodes’ moeten gebruiken. Zo zal code 6 bijvoorbeeld moeten worden uitgesplitst om een duidelijk onderscheid te maken tussen de kosten die worden opgelopen door personeel dat buiten de onderneming belast is met een levering of dienst of door belastingplichtigen die op hun beurt dezelfde diensten onder bezwarende titel verstrekken en waarvoor de btw wel aftrekbaar is enerzijds en de andere niet-aftrekbare kosten van logies anderzijds. Deze subcodes zijn vastgelegd in Verordening nr. 1174/2009 van 30 november 2009 en kunnen ook door andere lidstaten worden vereist.

Tenslotte willen we er nog op wijzen dat richtlijn 2008/9/EG de lidstaat van teruggaaf toelaat om te vereisen dat bij het teruggaafverzoek toch een elektronisch afschrift van de facturen wordt gevoegd wanneer de maatstaf van heffing vermeld op de factuur 1.000 EUR of meer bedraagt. Voor brandstof is deze drempel 250 EUR. België heeft alvast van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.

Datum van indiening

Onder de oude procedure waren er heel wat verschillen inzake de indieningstermijn voor de teruggaafverzoeken. In de meeste Europese lidstaten konden teruggaafverzoeken tot voor kort worden ingediend tot uiterlijk 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarop het verzoek betrekking had. In België gold zelfs een langere termijn, en werden teruggaafverzoeken aanvaard tot 31 december van het derde jaar volgend op het jaar waarin de oorzaak van teruggaaf zich had voorgedaan.

Onder de nieuwe procedure werd deze termijn geharmoniseerd. Voortaan moet het teruggaafverzoek uiterlijk op 30 september van het kalenderjaar volgend op het teruggaaftijdvak (i.e. het tijdvak waarop het verzoek betrekking heeft) worden ingediend bij de lidstaat van vestiging. Dit is bovendien een vervaltermijn. Teruggaafverzoeken die later worden ingediend, worden bijgevolg definitief verworpen. Het recht op teruggaaf van de belastingplichtige aanvrager is dan definitief verloren. Merk bovendien op dat een teruggaafverzoek slechts als ingediend wordt beschouwd, op voorwaarde dat het verzoek volledig is, d.w.z. voor zover de aanvrager alle gegevens heeft verstrekt.

Voor de aanvragen gericht aan België is de termijn van indiening aldus in belangrijke mate verkort. Bovendien is de nieuwe procedure van toepassing op alle teruggaafverzoeken die worden ingediend vanaf 1 januari 2010. Dit zou betekenen dat de btw die door een buitenlandse belastingplichtige in België werd opgelopen in 2007 en 2008 en waarvoor nog geen teruggaafverzoek werd ingediend, inmiddels definitief verloren is. Dit standpunt lijkt moeilijk verdedigbaar, te meer aangezien de oude termijn van 3 jaar tot op heden nog steeds blijft gelden voor ondernemingen die buiten de EU zijn gevestigd en een teruggaafverzoek indienen overeenkomstig de Dertiende Btw-Richtlijn. Volgens informele bronnen zou de Belgische btw-administratie dan ook nog teruggaafverzoeken voor 2007 en 2008 aanvaarden tot 30 september 2010. Deze verzoeken dienen dan wel volgens de oude procedure, d.w.z. op papier, te worden ingediend.

Indien de lidstaat van vestiging meent dat het teruggaafverzoek volledig is, stuurt zij het verzoek langs elektronische weg door naar de bevoegde dienst van de lidstaat van teruggaaf. Deze lidstaat verstuurt vervolgens een ontvangstmelding naar het elektronische adres van de aanvrager. Wanneer België de lidstaat van teruggaaf is, zal deze ontvangstmelding onmiddellijk of ten laatste binnen de 24 uur gebeuren. De ontvangstmelding vermeldt de datum waarop de lidstaat van teruggaaf het teruggaafverzoek heeft ontvangen. Deze datum is van belang voor de termijnen waarover de bevoegde autoriteiten beschikken om bijkomende gegevens op te vragen en een beslissing te nemen over het verzoek.

Toekenning / afwijzing van het verzoek

De beslissing tot toekenning of afwijzing van het verzoek moet binnen een termijn van vier maanden ter kennis worden gebracht van de aanvrager. Deze termijn is evenwel slechts van toepassing voor zover de lidstaat van teruggaaf over alle gegevens beschikt om het teruggaafverzoek te kunnen beoordelen. Als dit niet het geval is, kan zij om aanvullende gegevens verzoeken. In dit geval wordt de termijn binnen dewelke de bevoegde autoriteiten een beslissing moeten nemen omtrent het teruggaafverzoek verlengd. Indien de lidstaat van teruggaaf deze termijnen niet respecteert, wordt het teruggaafverzoek als ingewilligd beschouwd.

Aanvullende gegevens

Indien de lidstaat van teruggaaf over onvoldoende gegevens beschikt, kan zij aanvullende gegevens opvragen (bv. het origineel van een factuur, en dit ongeacht het bedrag van de factuur). Zij beschikt daartoe over een termijn van vier maanden vanaf de ontvangst van het teruggaafverzoek. Deze gegevens kunnen bovendien worden opgevraagd bij (1) de persoon wiens elektronische adres is vermeld op het teruggaafverzoek – doorgaans de aanvrager; (2) de btw-administratie van de lidstaat van vestiging en (3) ieder ander persoon die in staat is om de gevraagde gegevens te verstrekken. Met deze laatste groep worden bijvoorbeeld de leveranciers beoogd die vermeld staan in het teruggaafverzoek.

De aanvullende gegevens moeten worden opgeleverd binnen een termijn van één maand vanaf de datum van ontvangst van het verzoek. Indien deze gegevens voor de bevoegde autoriteiten voldoende zijn, beschikken zij over een termijn van twee maanden vanaf de dag van ontvangst van de gevraagde gegevens of vanaf de dag waarop de termijn om de aanvullende gegevens op te leveren is verstreken, om te beslissen over het teruggaafverzoek.

Indien de lidstaat van teruggaaf echter na ontvangst van de aanvullende gegevens nog steeds over onvoldoende gegevens beschikt, kan zij opnieuw om andere, al dan niet gelijkaardige, aanvullende gegevens verzoeken. Opnieuw beschikt de bestemmeling van dit verzoek over een termijn van één maand om de gevraagde gegevens op te leveren. In dit geval moet de beslissing over de teruggaaf genomen worden binnen een termijn van acht maanden vanaf de datum van ontvangst van het teruggaafverzoek.

Beslissing

Wanneer het teruggaafverzoek wordt aanvaard, dient de terugbetaling van de btw-bedragen te gebeuren uiterlijk binnen tien werkdagen na het verstrijken van de termijn waarbinnen de beslissing diende te worden genomen. Indien deze termijn niet wordt nageleefd, is de lidstaat van teruggaaf interesten verschuldigd. Voor België bedraagt de rentevoet 0,8 procent per maand, waarbij iedere begonnen maand als een gehele maand wordt gerekend.

Wanneer het teruggaafverzoek wordt afgewezen, wordt de aanvrager hiervan in kennis gesteld. De lidstaat van teruggaaf dient haar beslissing tot afwijzing bovendien in feite en in rechte te motiveren. De aanvrager kan bij de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van teruggaaf beroep instellen tegen deze beslissing, in de vorm en binnen de termijnen die gelden volgens de wetgeving van die lidstaat.