Buitenlandse BTW terugvorderen

België is een relatief klein land, waardoor het voor ondernemers niet ongebruikelijk is om voor zakelijke doeleinden naar het buitenland te reizen. Het kan voorkomen dat u als ondernemer bijvoorbeeld een zakenreis naar Nederland onderneemt of brandstof tankt in Luxemburg. Bij dergelijke transacties betaalt u geen Belgische btw, maar wel buitenlandse btw.
Echter, indien deze uitgaven zakelijk van aard zijn, is het mogelijk om de betaalde btw te recupereren, vergelijkbaar met de procedure voor Belgische btw.

De procedure voor het terugvorderen van buitenlandse btw
is doorgaans complexer dan de procedure voor btw die in België is betaald. In België verrekent u normaal gesproken de betaalde btw via periodieke btw-aangiftes.
Dit is niet het geval voor buitenlandse btw, tenzij u reeds als btw-plichtige geregistreerd staat in het betreffende buitenland en daar eveneens btw-aangiftes indient.

Het is daarbij belangrijk om te overwegen of de kosten die gepaard gaan met het terugvragen van de btw niet hoger zijn dan het bedrag dat uiteindelijk teruggevorderd zal worden. De minimale drempel voor het terugvragen van btw bedraagt € 50.

Aanvullend: Nieuw dubbelbelastingverdrag België-Nederland: de implicaties voor u

Waar dient de aanvraag te worden ingediend?
Voor het terugvorderen van btw betaald in andere Europese landen, dient u een aanvraag in te dienen bij de lokale Belgische btw-administratie.
Deze aanvraag verloopt niet via de reguliere periodieke btw-aangifte, maar via een afzonderlijke procedure. De Belgische administratie zal vervolgens uw aanvraag doorsturen naar de belastingdienst van het betreffende land. De buitenlandse belastingdienst heeft vier maanden de tijd om de aanvraag te verwerken. Gedurende dit proces kan het voorkomen dat aanvullende informatie wordt opgevraagd ter ondersteuning van de beoordeling. Bij een positief besluit kunt u de terugbetaling binnen tien dagen verwachten.

Periodiek
In tegenstelling tot Belgische btw-aangiftes, hoeven terugvragen van buitenlandse btw niet periodiek te worden ingediend. Echter, er is wel een deadline voor deze aanvragen: deze dient uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op de factuurdatum ingediend te worden. Aanvragen die na deze datum worden ingediend, worden standaard geweigerd.