Aftrekbaarheid restaurantkosten – bijzaak en hoofdzaak

Uit de administratieve commentaar bij artikel 53, 8° WIB ‘92 leiden we af dat restaurantkosten, dewelke deel uitmaken van seminaries, studiedagen, colloquia enz., volledig aftrekbaar zijn indien zij een bijkomstigheid vormen van het georganiseerde seminarie. Onder deze bijkomstigheid worden de normale kosten van infrastructuur, demonstratiemateriaal, documentatie, koffie en niet-overdadige kosten van ter plaatse gebruikte maaltijden verstaan. Deze groep van kosten kunnen ook uitgebreid worden naar maaltijden in een nabijgelegen restaurant wanneer er geen mogelijkheid bestaat om dit ter plaatse te doen.

Vaak treedt de fiscus hier in discussie met de belastingplichtige omdat het bijkomstig karakter van de restaurantkosten niet kan aangetoond worden. Het Hof van Beroep heeft zich omtrent deze bewijsproblematiek in haar arrest van 2 december 2008 uitgesproken.

Zowel een welomschreven vermelding op de factuur en programmaboekje, als het inlichten van de restaurateur/traiteur en participanten kunnen bijdragen tot het bewijs dat de restaurantkosten bijkomstig zijn aan het in casu georganiseerde seminarie.

Concreet dient er op de factuur duidelijk vermeld te worden dat het gaat om een restaurantbezoek (bijzaak) dat deel uit maakt van een georganiseerd seminarie (hoofdzaak). De vermelding in het programmaboekje van dit gegeven bevestigt de omschrijving op de factuur, aldus het Hof.

Tenslotte zullen restaurateur/traiteur en participant, dewelke ingelicht zijn over de activiteiten van het seminarie, bijdragen tot de bewijskracht op het ogenblik dat de administratie een verklaring wenst te bekomen over het georganiseerde seminarie.