- 25 mei 2014
- Gepost door: Wouter
- Categorie: Tips & tricks
Om hierin tegemoet te komen kan de onderneming dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen aan deze werknemers toekennen. Deze vergoedingen worden geacht de kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven te dekken. De werkgever mag zich hiervoor baseren op de per land opgesplitste forfaitaire vergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken aan haar eigen ambtenaren toekent. Bovendien aanvaardt de fiscus dat deze vergoedingen, weliswaar onder bepaalde voorwaarden, als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt.
De eerste voorwaarde is dat de werknemer die een buitenlandse verplaatsing maakt moet bewijzen dat de tijd verstreken tussen het vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal minimum 10 uur bedraagt.
Daarnaast moeten de forfaitaire bedragen die in aanmerking worden genomen van categorie 1(1) zijn en de werknemer mag niet meer dan 30 dagen aaneensluitend naar dezelfde bestemming zijn geweest. Indien de werknemer bijvoorbeeld 30 dagen aaneensluitend naar Berlijn zou zijn geweest wordt Berlijn beschouwd als een vaste plaats van tewerkstelling.
Op dit laatste punt heeft de Administratie via een recente omzendbrief een versoepeling toegestaan. Zo kunnen de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen, die worden toegekend voor onkosten gemaakt door een verblijf in het buitenland van meer dan 30 aaneensluitende dagen, aangemerkt worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
Hiervoor dient wel aan volgende voorwaarden te zijn voldaan:
§ het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen is begrenst tot het bedrag vastgesteld per land voor de ambtenaren de FOD Buitenlandse Zaken van categorie 2(1);
§ de duur van toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht mag maximum 24 maanden bedragen;
§ indien de werknemer zich definitief vestigt in het buitenland wordt de toekenning of betalingen onderbroken.
De Administratie herbevestigt ook dat de forfaitaire verblijfsvergoeding niet kan gecombineerd worden met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken. Wanneer de huisvestingkosten bij een buitenlandse dienstreis door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en ze tevens de uitgaven voor maaltijden of kleine uitgaven omvatten, geldt een vermindering van de forfaits:
§ met 15% indien het ontbijt is inbegrepen;
§ met 35% indien het middagmaal is inbegrepen;
§ met 45% indien het avondmaal is inbegrepen;
§ met 5% indien de kleine uitgaven zijn inbegrepen.
Een voorbeeld ter illustratie:
U gaat naar Rotterdam en krijgt een forfaitaire dagvergoeding van 93,00 EUR. Indien u ‘s avonds op restaurant gaat met een klant voor 250,00 EUR, mag u dit bonnetje in de boekhouding declareren maar u dient van de 93,00 EUR forfaitaire kost 45% in min te brengen (avondmaal); zijnde 41,85 EUR. Hierdoor bedraagt de forfaitaire kostenvergoeding nog maar 51,15 EUR.