- 26 december 2010
- Gepost door: Wouter
- Categorie: Tips & tricks
Kostenvergoedingen en fiches
De vergoedingen van kosten ‘eigen aan de werkgever’ zijn in principe belastingvrij (art. 31, lid 2, 1° WIB 1992). Niettemin moeten zij ook, net zoals gewone bezoldigingen, op de individuele loonfiches (281.10) worden vermeld. Althans wanneer het – zoals de wet het uitdrukt – om ‘vaste’ vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever gaat (art. 57, 3° WIB 1992).
De manier waarop dergelijke ‘vaste’ kostenvergoedingen – in de praktijk ook ‘forfaitaire’ kostenvergoedingen genoemd – op de individuele loonfiches vermeld moeten worden, hangt af van de vraag of zij al dan niet “op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen” zijn vastgesteld (Bericht aan de werkgever, fiche 281.10, 42).
* Gaat het om vaste vergoedingen die wel degelijk op basis van dergelijke normen zijn vastgesteld, dan volstaat in principe de vermelding ‘Ja – ernstige normen’; er moet dan geen bedrag worden vermeld.
* Gaat het daarentegen om vaste vergoedingen die niet op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen zijn vastgesteld, dan moet het ‘totaalbedrag van de toegekende vergoedingen’ worden vermeld (p. 43).
Volgens de administratieve richtlijnen moet op de loonfiche ook een passende vermelding worden aangebracht, zelfs in geval het niet gaat om ‘vaste’ kostenvergoedingen, maar wel om een vergoeding van kosten “die voor hun juist bedrag worden terugbetaald” (vermelding : “Ja – bewijsstukken”). Maar voor deze laatste verplichting lijkt geen wettelijke basis voorhanden te zijn. De verplichting tot het rapporteren van vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever geldt volgens de duidelijke tekst van de wet enkel in geval het gaat om ‘vaste’ vergoedingen.
De sanctie is loodzwaar.
Als ‘vaste’ vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever niet op de voorgeschreven manier gerapporteerd worden op de individuele loonfiches, kan de kost in hoofde van de werkgever die aan de personenbelasting onderworpen is, als beroepskost verworpen worden.
Gaat het om een werkgever die aan de vennootschapsbelasting of aan de rechtspersonenbelasting onderworpen is, dan is de sanctie nog veel zwaarder : op de betreffende kosten kan dan de bijzondere geheimecommissielonenaanslag worden toegepast (art. 219 WIB 1992). Die bedraagt 309 %.
Geen uitweg
De zwaarte van deze aanslag maakt dat herhaalde pogingen ondernomen zijn, om er de scherpste kantjes van af te vijlen. Meestal zonder veel succes.
Enkele jaren geleden heeft de wetgever wel in een ontsnappingsroute voorzien. Sindsdien is de bijzondere aanslag niet van toepassing “indien de belastingplichtige aantoont” dat het bedrag van de kosten en voordelen van alle aard [die normaal gezien op individuele loonfiches gerapporteerd moesten zijn, maar het om een of andere reden niet zijn] toch “begrepen is in een door de genieter […] ingediende aangifte” inzake inkomstenbelasting (art. 219, lid 4 WIB 1992).
De hypothese die de wetgever hier voor ogen heeft, is onder meer deze waarin bezoldigingen uitbetaald zijn, en deze bezoldigingen door de betrokken werknemer gewoon op het aangifteformulier in de personenbelasting worden vermeld; maar de werkgever heeft nagelaten deze bezoldigingen te rapporteren op individuele loonfiches. Doordat de werknemer de bezoldigingen in zijn aangifte in de personenbelasting heeft vermeld, is de Administratie bij machte deze inkomsten te belasten; de niet-vermelding op de individuele loonfiches heeft dan geen enkel negatief gevolg. Vandaar dat de wetgever toelaat dat de geheimecommissielonenaanslag in dat geval achterwege blijft.
Deze ontsnappingsroute geldt ongeacht de aard van de kosten die niet op de individuele loonfiches zijn vermeld. Dus in principe ook als het gaat om een vaste vergoeding van kosten eigen aan de werkgever. Maar in dit laatste geval blijft de ontsnappingsroute zonder praktisch gevolg. Een vergoeding van kosten eigen aan de werkgever is in principe immers niet belastbaar. Als een werknemer een dergelijke vergoeding krijgt, zal hij die vergoeding – ongeacht of ze al dan niet een ‘vast’ karakter heeft – normaal gezien dus niet op zijn aangifteformulier in de personenbelasting vermelden.
Voor vaste vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever, werkt de ontsnappingsroute bijgevolg niet, en is de geheimecommissielonenaanslag in principe onverbiddelijk van toepassing zodra de vergoeding niet op passende wijze op de individuele loonfiches is vermeld. Is dat niet discriminerend ? Volgens het Grondwettelijk Hof is dat niet het geval. Het Hof overweegt onder meer, dat de individuele loonfiches bij dergelijke vergoedingen een zeer belangrijke rol spelen.
* Bij gewone bezoldigingen beschikt de Administratie over twee invalshoeken om de belasting te verzekeren : de vermelding op de individuele loonfiches, en/of de vermelding in de aangifte in de personenbelasting.
* Bij vaste vergoedingen van kosten eigen aan de werkgeer heeft de Administratie die dubbele invalshoek niet. Hier is er alleen de individuele loonfiche om op het spoor te komen van de betaling van dergelijke vergoedingen.
Waarmee het Hof lijkt te zeggen, dat de wetgever in deze laatste situatie in een strengere toepassing van de geheimecommissielonenaanslag mag voorzien. Of zoals het Hof het uitdrukt : het verschil in behandeling van de beide situaties “berust op een redelijke verantwoording” (randnr. B.6.4.). Geen discriminatie dus.