Vereenvoudigde Boekhouding voor VZW

Door de nieuwe VZW-wet zijn alle VZW’s sinds 1 januari 2004 verplicht minstens een vereenvoudigde boekhouding te voeren en een jaarrekening op te maken. Deze vereenvoudigde boekhouding veronderstelt dat minstens de mutaties in contant geld of op financiële rekeningen worden geregistreerd. Deze verrichtingen moesten aanvankelijk zonder vertraging, getrouw en volledig en naar tijdsorde ingeschreven worden in een ongesplitst dagboek volgens het minimaal model.

Het woordje ‘minimaal’ is echter geschrapt in het KB van 2006, waardoor er sprake is van het model van dagboek, met de uitgaven en de ontvangsten. Dit biedt de mogelijkheid om het ongesplitste dagboek zowel complexer als eenvoudiger te maken, door bijvoorbeeld kolommen te schrappen die niet dienstig zijn. Voor de jaarrekening, daarentegen, blijft er wel een minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven en van de vermogensstaat bestaan. Hierdoor wil men duidelijke, betrouwbare en vergelijkbare jaarrekeningen bekomen.

De boekhouding van een kleine VZW mag sinds de versoepeling van 2006 gevoerd worden met behulp van een spreadsheet of software voor de kasboekhouding. Het dagboek mag sindsdien gehouden worden door middel van ingebonden of ingenaaide registers of door middel van geïnformatiseerde systemen. Kleine VZW’s mogen dan ook hun dagboek elektronisch bijhouden, zonder dat de computerlistings ingekleefd moeten worden in een papieren dagboek.

Hoewel de bewaartermijn voor ondernemingen, grote VZW’s en zeer grote VZW’s, zeven jaar is, moeten kleine VZW’s hun boekhouddocumenten tien jaar bewaren. Voor het elektronische dagboek is het voldoende dat de drager van de documenten de onveranderlijkheid en toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn, verzekert gedurende de bewaartermijn van tien jaar.