Aftrek van reiskosten in België en in het buitenland

Uit overleg tussen vertegenwoordigers van de beroepsinstituten en de fiscus blijkt dat de fiscus de komende maanden extra aandacht zal besteden aan de aftrek van reiskosten. Zo zal de belastingdienst privéreizen systematisch opsporen en als voordeel alle aard bij uw loon tellen.

Exotische vakantieoorden en skireisjes onder de loep

Buitenlandse reiskosten kunnen in regel als beroepskost afgetrokken worden. Dit betekent dat u deze buitenlandse reiskosten fiscaal in rekening kunt brengen voor zover ze gedaan zijn om opbrengsten te verkrijgen of te behouden. Gaat het om kosten voor een trip naar een exotisch vakantie-oord, dan wel naar één of ander gezellig ski-oord, dan zal de fiscus deze kosten zeer nauwgezet onder de loep nemen.  Zo zal de fiscus nagaan of u de trip alleen gemaakt heeft of in het gezelschap van familieleden.

De bewijslast ligt bij u

De bewijslast ligt volledig bij u als ondernemer: u moet onomstotelijk het beroepskarakter van de reis kunnen aantonen. Wat kan daarbij overtuigend helpen?

·       Lijst van aanwezigen op business trip

·       Lijst van de deelnemers aan het congres/seminarie

·       Gedetailleerd programma van de trip

In de praktijk blijkt dat de kosten van uw business trip naar een aantrekkelijk vakantieoord niet noodzakelijk verworpen zullen worden. U zal wel met een sterk dossier moeten komen om de fiscus (en eventueel de rechter) te overtuigen. Daarbij stellen we vaak vast dat de reiskosten beperkt worden (tot bv. de helft). Dit alles geldt uiteraard ook voor binnenlandse zakenreizen.

Aparte circulaire voor artsencongressen

Voor de artsencongressen in het buitenland bestaat daarbij trouwens een aparte Circulaire van de fiscus die het voordeel alle aard vaststelt voor deelname aan dergelijke congressen (Circulaire 29 mei 2008).

Op forfaitaire basis

U kunt ervoor kiezen om uw gemaakte kosten op zakenreizen nauwgezet bij te houden en zo in de boekhouding in te brengen. Weet echter dat er ook een mogelijkheid bestaat om u forfaitair door de vennootschap te laten vergoeden voor de opgelopen kosten. Hierbij zal de fiscus dus niet vragen naar het bewijs van de dagelijkse uitgaven.

Overzicht forfaitaire tarieven

·       Terugbetaling van verblijfkosten in België

·       Terugbetaling dekt middagmaal en eventueel avondmaaltijd, overnachting en ontbijt

·       Dienstverplaatsing van minimaal 5 uur vereist

·       Bedragen van toepassing sinds 1 januari 2014

·       Meer dan 5 uur en minder dan 8 uur: EUR 3,82

·       Meer dan 8 uur: EUR 19,22

·       Terugbetaling van buitenlandse zakenreizen

·       Betreft een opdracht van korte duur in het buitenland (verblijf van max 30 dagen)

·       Terugbetaling wordt geacht maaltijdkosten en andere kleine uitgaven te dekken – overnachtingskosten, alsook de reiskosten zelf kunnen nog apart ingebracht worden

·       Zakenreis dient minimaal 10 uur te duren

·       Terugbetaling op basis van door de overheid opgestelde “landenlijst”