Binnenlandse dienstreis , vergeet niet de forfaitaire belastingvrije vergoeding

Elke werknemer die op een binnenlandse dienstreis kosten gemaakt heeft kan hiervoor van zijn werkgever een forfaitaire belastingvrije onkostenvergoeding krijgen.

Deze vergoeding mag niet hoger zijn dan de officiële vergoedingen die aan ambtenaren wordt toegekend. Gezien deze laatste in verschillende categorieën worden ingedeeld, gaande van A tot D naargelang hun functie, zijn de vergoedingen niet voor elke ambtenaar hetzelfde.

Een eerste pijnpunt zat hem in het bepalen van de categorie waartoe een werknemer behoort. Wie bepaalt er welke functie wordt gelijkgesteld met een bepaald niveau van een ambtenaar?

Bovendien had de fiscus in het verleden geen bedragen voor de categorie A bekendgemaakt waardoor er onduidelijkheid bestond rond het feit of de hogere bedragen voor werknemers in de privésector met een gelijkaardige functie mogen worden gebruikt.

Een beslissing van de Administratie werkt deze onduidelijkheid weg door het invoeren van een algemene norm. Meerbepaald mag voortaan het hoogste bedrag voor elke werknemer toegepast worden.

De categorie waartoe een werknemer behoort speelt dus geen rol meer. Tevens wordt er geen onderscheid meer gemaakt naargelang de kosten al dan niet betrekking hebben op een middagmaal, avondmaal, nachtverblijf of ontbijt.

Het bedrag van de vergoeding wordt bepaald door de duurtijd van de verplaatsing met een minimumduur van vijf uur. Indien er tevens sprake is van een overnachting dan is er een toeslag. Meerbepaald zijn de bedragen als volgt:

Indien de reis echter minder dan 8 uur maar ononderbroken wel meer dan 5 tot 8 uur duurde waarin het 13^e en 14^e uur van de dag volledig begrepen zijn, dan is het bedrag van 19,22 euro van toepassing.

In principe is de vergoeding niet meer belastingsvrij bij overschrijding van bovenvermelde bedragen. Indien echter door de werkgever kan aangetoond worden dat de kosten hem eigen zijn en dat de vergoeding wel degelijk betrekking had op die gemaakte kosten, dan kan deze toch een hogere belastingsvrije vergoeding toekennen.