- 5 november 2014
- Gepost door: Wouter
- Categorie: FAQ
Liefst twee nieuwigheden op het vlak van kostenvergoedingen voor zakenreizen hebben we voor u in petto. Zowel voor binnenlandse als buitenlandse reizen.
Wat binnenlandse dienstreizen betreft, bevestigde de minister van Financiën in het parlement dat een werkgever vanaf 1 januari 2014 steeds mag verwijzen naar de reisvergoedingen die worden toegekend aan het hoogste ambtenarenniveau om belastingvrije verblijfskosten te betalen aan personeelsleden. Daarnaast kan men volgens een circulaire voortaan ook voor langdurige buitenlandse reizen een vergoeding toekennen op forfaitaire basis.
Forfaitaire onkosten?
Een onkostenvergoeding is in feite een terugbetaling door de werkgever (vennootschap) van de kosten die een werknemer gedragen heeft, maar die werkelijk ten laste van de werkgever moeten vallen. De werknemer heeft de kosten dus voorgeschoten voor zijn werkgever. Fiscaaltechnisch spreken we dan van het belastingvrij terugbetalen van de ‘kosten eigen aan de werkgever’.
In principe vereist deze terugbetaling een bewijs van de werkelijkheid van de kosten. Denk bijvoorbeeld aan de facturen voor kantoormateriaal, parkeerticketjes of restaurantbonnetjes die u ‘binnenbrengt’. De fiscus is in veel gevallen soepeler en aanvaardt een ‘forfaitaire vergoeding’ voor kleinere uitgaven waardoor de administratieve rompslomp beperkt blijft. De werkgever of de vennootschap kan zo een fiscaalvriendelijk maandelijks vast bedrag toekennen aan een werknemer of de bedrijfsleider.
Let wel …
Dit betekent natuurlijk niet dat u het bedrag van het forfait lukraak kan bepalen. De vergoeding moet steeds in redelijke verhouding staan tot de werkelijke omvang van de kosten. Een degelijke onderbouw is cruciaal om de vergoeding niet geherkwalificeerd te zien als een verdoken bezoldiging.
Opvallend is dat de fiscus zelf een aantal forfaits in het leven heeft geroepen. En dit meestal met een verwijzing naar het onbelaste bedrag dat ambtenaren van een zeker niveau terugbetaald krijgen voor bepaalde onkosten. Zolang de vergoeding deze grens niet overschrijdt, is het ook voor de privésector niet nodig om hiervoor bewijsstukken ter beschikking te houden en blijven ze belastingvrij.
De bekendste vergoeding is wellicht de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen. Het officieel vastgestelde tarief bedraagt voor de periode tussen 1 juli 2013 en 30 juni 2014 0,3461 EUR/km. Maar ook voor de kosten gemaakt tijdens dienstreizen heeft de overheid een aantal bedragen vastgesteld die ze toekent aan haar personeel.
Binnenlandse dienstreizen
Indien u voor uw werk vaak onderweg bent, zal u ook kosten maken die door de werkgever vergoed moeten worden. Het voorbeeld van een vertegenwoordiger die vaak op de baan is ligt voor de hand. ‘Onderweg zijn’ betekent in deze context wel dat u minstens vijf uur weg bent.
Dergelijke maaltijd- en verblijfskosten van binnenlandse dienstreizen kunnen, zoals gezegd, op forfaitaire basis vergoed worden volgens de normen die de overheid hanteert. Maar de toepassing hiervan bleek voor de privésector niet steeds even duidelijk. De overheid maakt voor de gehanteerde tarieven immers een onderscheid tussen de verschillende ambtenarenniveaus: terwijl een ambtenaar van het laagste niveau (niveau B tot D) momenteel € 13,04 krijgt, heeft de hoogste ambtenaar (A4 tot A5) recht op een onbelaste vergoeding van € 19,22. Tot nu bleef het onduidelijk welke functies uit de privésector gelijkgesteld konden worden met deze ambtenarenniveaus en of het überhaupt mogelijk was om een werknemer forfaitair te vergoeden boven € 13,04.
De minister heeft op deze vragen eindelijk geantwoord en neemt daarmee alle twijfels weg. In zijn antwoord gaat hij zelfs nog een stapje verder: niet alleen komen de hogere vergoedingen ook voor de privésector in aanmerking, de hoogste vergoeding van € 19,22 zal vanaf 1 januari 2014 zelfs voor elke werknemer gehanteerd mogen worden (of zijn functie nu gelijkgesteld kan worden met het hoogste ambtenarenniveau of niet).
Voortaan zal de forfaitaire vergoeding dus enkel bepaald worden op basis van de lengte van de dienstreis, en niet langer naargelang er kosten gemaakt werden voor een ontbijt, middag- of avondmaal.
We moeten er natuurlijk op wijzen dat een hogere vergoeding nog steeds mogelijk is. Net zoals voor een dienstreis van minder dan vijf uur zijn er in dat geval wel bewijsstukken nodig.
Buitenlandse dienstreizen
Ook voor de buitenlandse dienstreizen aanvaardt de fiscus een forfaitaire onkostenvergoeding. Werkgevers zullen ook hier moeten opletten dat ze een bepaalde ‘ambtenarengrens’ niet overschrijden, willen ze belastingvrije vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever uitkeren.
Jaarlijks publiceert de FOD Buitenlandse Zaken een lijst van dagvergoedingen die aan de personeelsleden ‘Hoofdbestuur’ worden toegekend voor buitenlandse opdrachten. Deze vergoedingen schommelen in functie van het land van bestemming. Let wel, deze vergoedingen worden geacht de kosten van maaltijden en kleine uitgaven te dekken en niet de reiskosten of de overnachtingskosten. Anders gezegd: de kosten van verplaatsing (bv. de vliegreis) en verblijf kunnen bijkomend vergoed worden als u over de correcte bewijsstukken beschikt.
Even een paar voorbeelden van buitenlandse dagvergoedingen zoals ze gelden vanaf 1 april 2013 (de reis- en overnachtingskosten zijn hier niet inbegrepen): Duitsland en Nederland € 93, Frankrijk € 95, Verenigd Koninkrijk € 101, VS € 105.
Van belang is wel dat deze dagvergoedingen gelden voor effectieve reizen van korte duur. Dit betekent niet alleen dat u ongeveer een dag in het buitenland moet vertoeven, maar ook dat de reis maximaal 30 dagen mag duren. Wie langer wegbleef moest tot voor kort steeds de nodige ticketjes en bonnetjes bijhouden.
Lange buitenlandse dienstreizen
De circulaire van 10 oktober 2013 brengt hierin verandering (Ci.RH. 241/609.972). Nadat voormelde 30-dagenregeling steeds aanleiding gaf tot discussies en nadat de Rulingcommissie in bepaalde gevallen reeds een forfaitaire vergoeding aanvaardde voor ‘lange’ zakenreizen, wordt nu beslist om voor dienstreizen van meer dan 30 dagen ook forfaitaire dagvergoedingen toe te laten.
Er gelden wel enkele voorwaarden. Zo zal men moeten verwijzen naar de (lagere) bedragen die de FOD Buitenlandse Zaken vaststelt voor zijn agenten ‘op post’. Bovendien zal de betaling van deze forfaits voor eenzelfde opdracht beperkt worden tot 24 maanden. Daarnaast kunnen de forfaitaire dagvergoedingen niet gecombineerd worden met de terugbetaling van kosten voor maaltijden en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.