Geregistreerd kassasysteem’ : grondig doorgelicht voor verschillende categorieën

Geregistreerd kassasysteem’ : grondig doorgelicht voor verschillende categorieën

Een onlangs gepubliceerde beslissing verschaft bijkomende toelichting bij de toepassing van het geregistreerd kassasysteem (‘GKS’) in een aantal bijzondere gevallen (beslissing van 26 november 2014, nr. E.T. 127.190; Fisconetplus). Voorts vult de nieuwe beslissing een eerdere beslissing op een aantal punten aan (beslissing nr. E.T. 123.798 van 24 januari 2014).
Vijf jaar doorlooptijd
De invoering van het GKS heeft heel wat voeten in de aarde. Waar het oorspronkelijk de bedoeling was het stelsel in te voeren in de periode 2010-2013, is de inwerkingtreding uiteindelijk verschoven naar 1 januari 2015 . Deze datum is evenwel slechts het startschot voor een gefaseerde invoering. De uitbaters die het GKS moeten toepassen, moeten zich uiterlijk op 28 februari 2015 registreren in de GKS-registratiemodule. Na de registratie zullen zij pas op één van de uiterlijke ‘implementatiedata’ (30 juni, 30 september of 31 december 2015) het GKS effectief in gebruik moeten nemen. De adminis­tratieve boetes op de niet-naleving van de verplichting tot het uitreiken van een GKS-ticket, zijn opgeschort tot 1 januari 2016 (dit wordt bevestigd in de nieuwe beslissing nr. E.T. 127.190, punt 10).
10 %-drempel
Het GKS is van toepassing op iedere exploitant van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt en op iedere traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht (art. 21bis BTW-KB nr. 1).
Om na te gaan of er sprake is van een ‘restaurant-‘ of ‘cateringdienst’, dan wel van een loutere levering van een maaltijd, valt de Administratie terug op de criteria van de Europese rechtspraak (HvJ 10 maart 2011, in de gevoegde zaken C-497/09, C-499/09, C-501/09 en C-502/09, inzake Manfred Bog, dit onderscheid is ondertussen ook nog eens afzonderlijk becommentarieerd in de beslissing nr. E.T. 100.714 van 24 juni 2014).
De vorige beslissing nr. E.T. 123.798 van 24 ja­nuari 2014 lichtte het toepassingsgebied van het GKS in detail toe :
* Om na te gaan of een uitbater of een traiteur onder de GKS-regeling valt, hanteert de Administratie de ’10 %-regel’. Die houdt in dat een ‘inrichting’ een GKS moet invoeren als de omzet, exclusief BTW, uit eigenlijke restaurant- en cateringdiensten (onderworpen aan 12 % BTW), ten minste 10 % bedraagt van de totale omzet, exclusief BTW, uit de ‘horeca-activiteit’ (bedoeld is de totale omzet uit de verkopen onderworpen aan 12 %, de meeneemmaaltijden, de dranken, alle verkopen van voeding en andere horeca-activiteiten, zoals de verhuur van een tent of van een feestzaal; zie ook reeds ). De omzet uit andere activiteiten wordt buiten beschouwing gelaten.
* De 10 %-drempel moet afzonderlijk worden berekend per ‘uitbating’ van een belastingplich­tige. Het is dus mogelijk dat een uitbater niet in al zijn vestigingen een GKS moet installeren; hoewel hij er altijd voor kan kiezen om het GKS in al zijn vestigingen te implementeren.
* De 10 %-regel gaat uit van de omzet tijdens de ‘referentieperiode‘. De berekening verschilt naargelang de uitbater een bestaande onderneming is, een starter of een overnemer van een bestaande zaak (zie infra).
‘BTW-bonnetje’
Wanneer de 10 %-drempel niet wordt overschreden, kan de uitbater vrijwillig overstappen op een GKS. Doet hij dit niet, dan moet hij altijd een ‘ontvangstbewijs’ (‘BTW-bonnetje’) uitreiken voor zijn restaurant- en cateringdiensten (art. 22, § 1 BTW-KB nr. 1).
Tot eind vorig jaar kon dit BTW-bonnetje nog worden vervangen door een kasticket dat voldeed aan de voorwaarden van de circulairre nr. 6/1999 van 27 april 1999, of door een ticket dat voldeed aan de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003 . Maar deze twee mogelijkheden zijn opgeheven vanaf 1 januari 2015 (hoewel de nieuwe beslissing wel nog voorziet in een tijdelijke overgangsmaatregel indien men moet overstappen op een GKS). Sinds begin dit jaar moet dus altijd een ‘BTW-bonnetje’ worden uitgereikt, indien de ‘inrichting’ geen GKS moet installeren.
Referentieperiode
Bij de berekening van de 10 %-drempel, moet men uitgaan van de omzet tijdens de voorbije ‘referentieperiode’. De eerdere beslissing van januari 2014 ging nog uit van een verplichte registratie voor uitbaters tegen 1 juli 2014. Deze da­tum is verschoven naar 28 februari 2015. Vandaar dat de nieuwe beslissing de referentieperiode voor de berekening van de 10 %-drempel, aanpast.
De eerste referentieperiode voor bestaande on­dernemingen is het volledige kalenderjaar 2014. Hierbij wordt “elke onderneming die vóór 01.10.2014 een activiteit gestart of overgenomen heeft, beschouwd als bestaande onderneming”. Omgekeerd, “diegene die een activiteit start na 30.09.2014, wordt beschouwd als een starter, en niet als een bestaande onderneming, om op 01.01.2015 de eerste referentieperiode te bepalen”.
De beslissing geeft de volgende voorbeelden voor de berekening van de referentieperiode in het kader van de 10 %-drempel :
* “De activiteit werd gestart op 01.08.2013. De eerste referentieperiode loopt van 01.01.2014 tot en met 31.12.2014”.
* “De activiteit werd gestart op 01.06.2014. De eerste referentieperiode loopt van 01.06.2014 tot en met 31.12.2014”.
* “De activiteit werd gestart op 01.11.2014. Op 01.01.2015 dient de eerste referentieperiode bepaald te worden volgens de regels die gelden voor starters. De eerste referentieperiode loopt dus van 01.11.2014 tot en met 31.12.2015. Het percentage dient door de exploitant te worden geraamd, onder controle van de administratie”.
* “De activiteit werd overgenomen op 01.11.2014. Op 01.01.2015 dient de eerste referentieperiode bepaald te worden volgens de regels die gelden voor overnemers, namelijk met behulp van de gegevens van de overdrager. De eerste referentieperiode loopt dus van 01.01.2014 tot en met 31.12.2014, met name de gegevens van de overdrager van 01.01.2014 tot en met 31.10.2014 en de gegevens van de overnemer van 01.11.2014 tot en met 31.12.2014″.
Bijzondere gevallen
Vervolgens gaat de nieuwe beslissing dieper in op de toepassing van het GKS in een aantal bijzondere situaties.
Kleine ondernemingen
Ondernemingen waarvan de jaaromzet niet meer bedraagt dan 15.000 euro, exclusief BTW, kunnen gebruikmaken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (art. 56bis WBTW ).
“Ook de kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling moeten de 10 %-regel toepassen indien zij restaurant- of cateringdiensten verrichten”. De kleine ondernemingen die de 10 %-drempel bereiken of overschrijden, zijn verplicht GKS-tickets uit te reiken. “Bovendien kunnen zij niet langer genieten van de toepassing van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen” (art. 56bis, § 2, al. 2, 2° WBTW).
De kleine ondernemingen die onder de 10 %-drempel blijven, moeten weliswaar geen GKS houden, maar zijn vanaf 1 januari 2015 verplicht rekeningen of ontvangstbewijzen (‘BTW-bonnetjes’) uit te reiken voor de verrichte restaurant- en cateringdiensten. Onder de vroegere regeling, waren kleine ondernemingen vrijgesteld om een ‘controledocument’ uit te reiken (beslissing nr. E.T. 114.588 van 1 december 2008). Deze tolerantie wordt nu opgeheven.
De kleine ondernemingen moeten hun BTW-controlekantoor “schriftelijk” op de hoogte brengen van de overschrijding van de 10 %, en moeten zich in de GKS-module registreren uiterlijk op 28 februari 2015. Het GKS zal dan in gebruik moeten worden genomen op één van de moge­lijke uiterlijke data van ingebruikneming (30 juni, 30 september of 31 december 2015). De vrijstellingsregeling vervalt dan “hetzij op 01.07.2015, op 01.10.2015 of op 01.01.2016”. Tot zolang moeten de kleine ondernemingen “vanaf 01.01.2015 en tot de ingebruikname van het geregistreerde kassa­systeem, reeds een verantwoordingsstuk uitreiken voor de verschafte restaurant- of cateringdiensten”. “Bij wijze van administratieve tolerantie en omwille van praktische redenen, wordt de keuze van het type verantwoordingsstuk overgelaten aan de betrokken belastingplichtigen” : een ge­woon kasticket (“ongeacht of deze kassa al dan niet werd goedgekeurd door de administratie” – zie Circ. nr. 6/1999 van 27 april 1999 of de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003), of een BTW-bonnetje.
Forfaitaire BTW-plichtigen
Ook de ondernemingen die vallen onder een forfaitaire BTW-taxatie (art. 56, § 1 WBTW) moeten de 10 %-drempel berekenen om na te gaan of zij al dan niet verplicht zijn GKS-tickets uit te reiken. Het gaat hier om “frituurexploitanten, caféhouders, slagers en bakkers en ijsbereiders met een verbruikssalon”.
Ook hier geldt als regel dat deze ondernemingen verplicht zijn een BTW-bonnetje uit te reiken in het geval zij de 10 %-drempel niet halen en geen GKS (vrijwillig) inrichten.
Bereiken of overschrijden zij wel de 10 %-drempel, dan moeten zij zich registreren in de GKS-module, en in de loop van 2015 (vanaf één van de implementatiedata – zie hoger) GKS-tickets uitreiken. Ook zij kunnen in afwachting van de inwerkingtreding van het GKS, voorlopig een ander type verantwoordingsstuk uitreiken (BTW-bonnetje, kasticket) naar hun keuze.
In tegenstelling tot kleine ondernemingen, komt het forfaitaire stelsel niet onmiddellijk te vervallen. “Bij ingebruikname van een geregistreerd kassasysteem kan de belastingplichtige, voorlopig, in afwachting van de aanpassing van het koninklijk besluit nr. 2 met betrekking tot de vaststelling van forfaitaire grondslagen van aanslag voor de BTW, gedurende het kalenderjaar 2015, nog verder toepassing maken van de forfaitaire regeling”. Wel kan de uitbater altijd vrijwillig overstappen op de normale regeling. “Dit kan met ingang van 01.04.2015 door optie via aangetekende brief bij het BTW-controlekantoor vóór 15.03.2015”. “De betrokken belastingplich­tigen zullen in de loop van 2015 verder geïnformeerd worden van de impact van de inwerkingtreding van het geregistreerde kassasysteem op hun belastingsregime”.
‘Bedrijfsmesses’
De eerdere beslissing maakte al melding van een vrijstelling voor het uitreiken van een GKS-ticket voor bedrijfsrestaurants. De vrijstelling is enkel van toepassing in de relatie tussen een onderneming en haar personeel. De nieuwe beslissing bevestigt dit standpunt. Ook de voorwaarden worden grotendeels hernomen :
* de activiteit van de onderneming is een “andere activiteit dan de horeca-activiteit” (bv. een meubel­fabriek);
* het bedrijfsrestaurant is slechts toegankelijk voor de personeelsleden van de onderneming en eventueel voor het personeel van een verbonden onderneming, of, “in zeer beperkte mate (maximum 5 % van de omzet)” ook voor derde genodigden. Hier wordt nu aan toegevoegd dat “de personen die door middel van een outsourcingscontract op middellange of op lange termijn tewerkgesteld zijn bij de outsourcer (vb. inzake IT), ook als (gelieerde) personeelsleden [mogen] worden beschouwd voor het gebruik van de bedrijfsmesse”;
* het bedrijfsrestaurant is enkel toegankelijk tijdens de werkuren.
Een onderneming kan ook een beroep doen op een cateringbedrijf voor de uitbating van het bedrijfsrestaurant. Deze derde uitbater “moet hoogstwaarschijnlijk, na toepassing van de 10 %-regel, een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen”. “Volgens de normale regels van het geregistreerde kassasysteem, moet steeds de volledige omzet in het kassasysteem opgenomen worden”, “ongeacht of hetzij de personeelsleden de volledige prijs zelf betalen, hetzij de onderneming tussenkomt”. Veronderstel dat de uitbater drie euro ontvangt van het personeelslid, terwijl de onderneming vijf euro bijlegt, dan moet de uitbater “zowel de 3 euro als de 5 euro” opnemen in het GKS.
“Volgens de normale regels moet het ticket worden uitgereikt op het tijdstip van de voltooiing van de dienst”. “Er wordt aanvaard dat er dagelijks slechts één ticket per dag totaal wordt aangemaakt dat zowel de prijs betaald door het personeelslid als de tussenkomst van de onderneming omvat”.
De uitbater “heeft bijkomend de verplichting een factuur uit te reiken aan de onderneming, voor haar tussenkomst in de prijs, overeenkomstig de normale regels, met name uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht”. “Als bijkomende tolerantie wordt toegestaan dat de dagelijks met het geregistreerde kassasysteem aangemaakte tickets pas op dezelfde uiterlijke datum worden uitgereikt, door ze te hechten aan de factuur”. Bijgevolg ontvangt de onderneming een factuur “voor haar tussenkomst in de prijs, en tickets van een geregistreerd kassasysteem voor de totale prijs (haar tussenkomst en betalingen door de personeelsleden) als controledocument”. Voor het aandeel van de onderneming, wordt dus zowel een GKS-ticket als een factuur aan de onderneming uitgereikt. Zelfs “indien de onderneming niet tussenkomt in de prijs en de bedragen door de derde bij het personeelslid geïnd worden, dient de derde de tickets die per dag totaal worden opgemaakt toch aan de onderneming uit te reiken”. “Toegestaan wordt dat deze niet dagelijks worden uitgereikt, maar worden verzameld en bijvoorbeeld eenmaal per maand worden uitgereikt”.
Het GKS van de uitbater “mag centraal, bijvoorbeeld in zijn administratieve zetel worden gehouden”. “Er hoeft met betrekking tot de inkomsten van de bedrijfsmesse in dit geval, geen afzonderlijk dagboek van ontvangsten te worden gehouden”.
Vrijgestelde instellingen
In het geval de restaurantdiensten vallen onder een vrijstelling van artikel 44 WBTW (bv. cafetaria’s van scholen), moet geen GKS worden ingevoerd. Voorts moet ook geen rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt.
De nieuwe beslissing gaat dieper in op het geval waarin een deel van de restaurantdiensten niet zijn vrijgesteld (bv. maaltijden aan externe be­zoekers). In dat geval moet de instelling nagaan of ze de 10 %-drempel overschrijdt. Hierbij wordt “in de teller van de breuk enkel de omzet uit de restaurant- of cateringdiensten opgenomen die niet zijn vrijgesteld van BTW”; “in de noemer van de breuk worden alle horeca-activiteiten opgenomen, ongeacht of zij vallen onder de vrijstelling van artikel 44, van het Btw-Wetboek”. “Indien de omzet uit de maaltijden verstrekt aan externe bezoekers 10 % of meer bedraagt van de totale omzet”, moeten er GKS-tickets worden uitgereikt. Met dien verstande dat er “strikt genomen”, “geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor handelingen die zijn vrijgesteld”.
De organisatie van seminaries
De beslissing gaat ook dieper in op het geval waarin maaltijden worden verstrekt in het kader van de organisatie van een seminarie. “De organisator doet hiervoor dikwijls beroep op een derde” (bv. het hotel of het congrescentrum waar het seminarie doorgaat). “Bedoeld is het geval waarbij de organisator de restaurantdiensten niet met eigen middelen verstrekt”. “De organisator rekent bij de aanrekening van het seminarie de prijs van de maaltijd door aan de klant”.
In dit geval moet de derde partij een GKS-ticket uitreiken aan de organisator. In principe zou ook de organisator een GKS-ticket moeten uitreiken aan de deelnemers. Maar “praktisch gezien is het voor de organisator van het seminarie niet altijd mogelijk aan elke deelnemer een ticket van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken, gezien er dagelijks verschillende seminaries doorgaan op steeds verschillende locaties in het land”. Daarom “aanvaardt de administratie dat seminarieorganisatoren voor de maaltijden die ter gelegenheid van een seminarie worden verschaft, anders dan met eigen middelen, m.a.w. door beroep te doen op een derde, geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem moeten [uitreiken] aan de deelnemers”.
Hoewel de nieuwe beslissing dit niet met zoveel woorden zegt, moet de derde partij ook nog een factuur uitreiken aan de organisator van het seminarie (dit staat wel te lezen in punt 3.2.5. van de eerdere beslissing nr. E.T. 123.798). Ook de kwestie van de BTW-aftrek in hoofde van de organisator komt niet aan bod. De BTW op de kosten van “spijzen en dranken” is in beginsel niet aftrekbaar (art. 45, § 3, 3° WBTW). Maar de Administratie aanvaardt dat restaurantdiensten ook apart kunnen worden doorgefactureerd, los van de deelnameprijs voor het seminarie. In dat geval behoudt de ‘restaurantdienst’ zijn eigen aard. De organisator van een seminarie die de restaurantdienst doorrekent, wordt dan geacht deze restaurantdienst zelf verricht te hebben (Parl. Vr. nr. 1411 van 2 februari 1995). Daaruit volgt dat hij ook het BTW-tarief van 12 % kan toepassen op de prijs aangerekend voor de maaltijd (met uitzondering van het aandeel ‘drank’). En dat hij ook de BTW op de cateringkosten kan aftrekken. De aftrekbeperking voor de BTW op deze kosten werkt dan door bij de eindafnemer.
Varia
* Een wellness-activiteit is geen ‘horeca-activiteit’. De omzet uit deze activiteiten moet bijgevolg niet worden meegenomen bij de berekening van de 10 %-drempel. “Zelfs indien de 10 % wordt bereikt of overschreden, moeten er geen tickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de wellness-handelingen”. “Het staat de belastingplichtige evenwel vrij deze handelingen wel op te nemen in een geregistreerd kassasysteem”. Hetzelfde geldt voor de volgende activiteiten : “casino, bowling, binnenspeeltuin, optredens of animatie, …”.
* “De ijsverkoper met verbruikerssalon en met mobiele ijskar, moet het salon en de ijskar als twee verschillende inrichtingen bekijken. Hij berekent voor elke inrichting afzonderlijk, dus twee maal, de 10 %-regel”. Deze omschrijving komt verwarrend over. Men kan er toch van uitgaan dat de verkopen door de mobiele ijskar loutere ‘leveringen’ zijn (zie het voormelde on­derscheid met ‘restaurantdiensten’). Zodat het geen zin heeft om de 10 %-drempel te berekenen voor de mobiele verkopen. Allicht komt de beslissing daarom zelf tot de conclusie dat “de leveringen vanuit het mobiele karretje dus geen tickets van een geregistreerd kassasysteem” vereisen. Hetzelfde geldt voor “belastingplichtigen die naast een horecazaak ook een marktkraam uitbaten, voor bakkers met verbruikssalon die ook een broodronde doen, voor uitbaters van een ijssalon die ook een melkronde doen, enz.”.
* “Om te bepalen of binnen een pretpark BTW-bonnetjes of tickets van een geregistreerd kassasysteem moeten worden uitgereikt, moet elke inrichting afzonderlijk bekeken worden”. “Er kunnen binnen één park bijvoorbeeld meerdere restaurants, drankgelegenheden, snackkramen, ijsjesverkopers,… aanwezig zijn”. “De 10 %-regel zal voor elke inrichting afzonderlijk berekend moeten worden”. Wel kan de uitbater ervoor kiezen om “gemakshalve geregistreerde kassasystemen te gebruiken in alle bedoelde inrichtingen”.