- 20 september 2009
- Gepost door: boekhouder.be
- Categorie: FAQ
Ten laatste zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar en binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering, moet de jaarrekening worden neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank. Ingeval van laattijdige neerlegging van de jaarrekening int de Balanscentrale een verhoogd tarief. Dit verhoogd tarief bestaat uit de normale neerleggingskost, vermeerderd met volgende bijkomende bijdrage:
§ 400 euro wanneer de jaarrekening wordt neergelegd tijdens de 9de maand na de afsluiting van het boekjaar of 120 euro voor een kleine vennootschap die een verkort schema neerlegt;
§ 600 euro wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de 10de maand tot de 12de maand na de afsluiting van het boekjaar of 180 euro voor een kleine vennootschap die een verkort schema neerlegt;
§ 1 200 euro wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de 13de maand na de afsluiting van het boekjaar of 360 euro voor een kleine vennootschap die een verkort schema neerlegt.
De verhoogde neerleggingskost is een aftrekbare beroepskost. In geval van overmacht kan de tarieftoeslag teruggevorderd worden
De datum waarop vennootschappen hun jaarrekening moeten voorleggen aan de algemene vergadering, staat vermeld in hun statuten. Wettelijk gezien moet de jaarrekening van vennootschappen uiterlijk binnen de eerste zes maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd. Dit geldt zelfs ook voor vennootschappen in vereffening, alleen heeft in dat geval de algemene vergadering niet meer de bevoegdheid om de jaarrekening goed te keuren.
In het bijzonder voor kleine vennootschappen zou deze termijn een probleem kunnen stellen. Vaak doen kleine vennootschappen een beroep op een derde om hun jaarrekening op te stellen. Gezien de toevloed aan werk in de eerste zes maanden van het kalenderjaar, vragen deze derden uitstel aan de administratie der Directe Belastingen voor het indienen van de overeenstemmende aangifte in de vennootschapsbelasting. Alleen is dit uitstel op geen enkele wijze tegenstelbaar aan de strafrechter in het kader van de sancties voorzien in artikel 126, § 1, 1º van het Wetboek van Vennootschappen.
Kan een vennootschap dan toch uitstel vragen voor de goedkeuring van haar jaarrekening? Ja, dat kan zij, maar de mogelijkheden zijn eerder beperkt:
– Verdagingsrecht
In eerste instantie voorziet het Wetboek van Vennootschappen voor NV’s en Comm. VA’s dat de raad van bestuur het recht heeft, tijdens de zitting van een algemene vergadering, de beslissing m.b.t. de goedkeuring van de jaarrekening met drie weken uit te stellen. Dergelijke verdaging doet geen afbreuk aan de andere genomen beslissingen, tenzij de algemene vergadering hierover anders beslist.
De volgende vergadering heeft dan het recht de jaarrekening definitief vast te stellen.
Deze bepaling geldt ook voor BVBA’s en is eveneens van toepassing voor CVBA’s (art. 555 W. Venn., art. 285 W. Venn. en 414 W. Venn.).
Van dit recht kan maar één keer gebruik gemaakt worden. Dit recht is niet toebedeeld aan de individuele bestuurders, maar aan het bestuursorgaan. De termijn van drie weken is daarbij dwingend. Hij kan niet korter of niet langer zijn. Tenzij uiteraard de algemene vergadering een beslissing in die zin bij unanimiteit neemt.
Dit verdagingsrecht kan op elk ogenblik uitgeoefend worden. Dus ook nadat de jaarrekening zou verworpen zijn. Maar anderzijds kan dit ook gebeuren van zodra de algemene vergadering wordt geopend.
Echter, op basis van artikel 126, § 1, 1º van het Wetboek van Vennootschappen moet de algemene vergadering een jaarrekening voorgelegd krijgen binnen de eerste zes maanden na afsluiting van het boekjaar. Het verdagen van een algemene vergadering omdat de jaarrekening er nog niet is, is uiteraard mogelijk. Maar wordt aldus de termijn van zes maanden overschreden, dan wordt de strafsanctie ons inziens niet buitenspel gesteld. De jaarrekening is immers op die wijze binnen de eerste zes maanden niet voorgelegd aan een algemene vergadering. Artikel 126, § 1, 1º van het Wetboek van Vennootschappen voorziet in het samenroepen van een algemene vergadering en de uitdrukkelijke voorlegging van de jaarrekening; niet enkel in het samenroepen van een algemene vergadering om de jaarrekening goed te keuren. M.a.w. de jaarrekening moet daadwerkelijk worden voorgelegd!
Bovendien, omdat de verdaging enkel kan gebeuren tijdens de algemene vergadering en niet bij voorbaat, blijft de verplichting voorzien in artikel 553 van het Wetboek van Vennootschappen m.b.t. de kennisgeving van de jaarrekening onverkort bestaan.
– Eenzijdig uitstel
Men neemt aan dat uitstel enkel mogelijk is via het Wetboek van Vennootschappen of via een besluit genomen door de algemene vergadering zelf bij gewone meerderheid.
Het niet laten samenkomen van de algemene vergadering conform artikel 552 van het Wetboek van Vennootschappen op de dag en het uur voorzien in de statuten maar wel binnen de eerste zes maanden na het afsluiten van het boekjaar is in principe niet toegelaten.
Stel dat de algemene vergadering moet gehouden worden de derde vrijdag van de maand maart, maar dat de raad van bestuur besluit ze pas samen te roepen de laatste vrijdag van de maand juni om aldus de sanctie van artikel 126, § 1, 1º van het Wetboek van Vennootschappen opzij te stellen.
Op dergelijke overtreding is geen expliciete sanctie voorzien in het Wetboek van Vennootschappen. Dus dient verwezen te worden naar de artikelen 527 en 528 van het Wetboek van Vennootschappen dat stelt dat de bestuurders overeenkomstig het gemeenrecht verantwoordelijk zijn voor de vervulling van de hen opgedragen taak en aansprakelijk zijn voor tekortkomingen in het bestuur. Dit zowel jegens derden als jegens de vennootschap.
Aldus zal de vennootschap of de derde moeten bewijzen, conform artikel 1382 van het Burgerlijk Wetboek, dat er sprake is van een fout, schade en oorzakelijk verband tussen beide. Stel dat door het laattijdig samenroepen van de algemene vergadering aldus schade wordt geleden door een derde of door de vennootschap, dan kan het bestuursorgaan met een actio mandati geconfronteerd worden.