Kosten doorfactureren met of zonder BTW?

 BTW op doorgerekende kosten?

Principe. 

Op kosten die u aan uw klant doorrekent en die rechtstreeks verband houden met de prestatie die u voor hem levert, moet u in principe BTW rekenen, ongeacht of u die kosten in één factuur samen met uw hoofdprestatie factureert dan wel voor die kosten een (tweede) afzonderlijke factuur stuurt. In beide gevallen moet u op het bedrag van die kosten excl. BTW immers zelf BTW rekenen (art. 26, W. BTW) tegen hetzelfde tarief als voor uw hoofdprestatie, ook als er voor die kosten zelf een ander (of geen) tarief geldt.

Voorbeeld 1. 

U voert voor uw klant een project uit waarbij u auto-, restaurant- en hotelkosten maakt die u aan hem doorrekent. U moet BTW rekenen op het bedrag van deze kosten excl. BTW.

Let op! 

Gaat het om in het buitenland gemaakte restaurant- en hotelkosten, dan geldt het bedrag incl. BTW, tenzij u de in het buitenland betaalde BTW daar ook terugvraagt (u kunt die immers zelf niet recupereren in België).

Voorbeeld 2. 

U bent transporteur en u brengt voor uw klant een partij goederen van Antwerpen naar Luik. U verzekert in eigen naam die goederen tegen beschadiging bij dat transport. Rekent u die verzekeringspremie door aan uw klant, dan moet u daarop 21% BTW rekenen, ook al hoeft u zelf geen BTW te betalen op de premie die u aan de verzekeringsmaatschappij heeft betaald.

Voorbeeld 3.
U verhuurt met BTW een magazijn voor de opslag van goederen. Deze verhuur is immers niet vrijgesteld van BTW (art. 44, § 3, 2°, a, W. BTW). Rekent u de onroerende voorheffing die u op dat pand moet betalen door aan uw huurder, dan moet u daarop 21% BTW rekenen.

Uitzondering. 

Kosten die worden doorgerekend los van de eigenlijke activiteit volgen hun eigen BTW-regime (art. 13, § 2 en art. 20, § 1, W. BTW).

Voorbeeld.
Een vennootschap huurt een kantoorgebouw dat ook wordt gebruikt door haar dochtervennootschap. Een stuk van de huur rekent ze door aan die dochter (geen onderverhuur), los van enige andere prestatie voor die dochter. Op deze doorgerekende huurkosten hoeft zij geen BTW te rekenen, want de huur is zelf vrijgesteld van BTW.

 Recht op aftrek

Normaal regime. 

De BTW die u zelf heeft betaald op de kosten die u heeft gemaakt, kunt u in principe zelf ook recupereren. De BTW die u er bij de doorrekening op rekent kan uw klant in principe recupereren. Er zijn echter uitzonderingen.

BTW niet aftrekbaar.
De BTW op o.a. hotel- en restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar. Rekent u die kosten echter door en vermeldt u ze afzonderlijk op uw factuur, dan kunt u de BTW die u er zelf op heeft betaald toch aftrekken (als u die kosten in België heeft gemaakt). Uw klant kan dan de BTW die u bij de doorrekening rekent niet aftrekken. Vermeldt u echter één globaal bedrag voor uw hoofdprestatie en de kosten samen op uw factuur, dan is de BTW erop bij u niet aftrekbaar, maar wél bij uw klant (art. 45, § 3, 3°, b, W. BTW).

Tip. 

Vermeld dus Belgische hotel- en restaurantkosten die u doorrekent altijd apart op uw factuur, zo kunt u de BTW erop toch volledig aftrekken.

Autokosten. 

De BTW op autokosten is in principe slechts voor 50% aftrekbaar. Vermeldt u uw autokosten afzonderlijk op uw factuur, dan geldt die aftrekbeperking zowel voor uzelf als voor uw klant. Factureert u echter één globaal bedrag (zonder opsomming van alle elementen waaruit dat bedrag bestaat), dan blijft de BTW voor u sowieso slechts voor 50% aftrekbaar (u doet dus voor- noch nadeel), maar uw klant kan dan wél de BTW op de doorgerekende kosten volledig recupereren.

samenvatting 

In principe moet u BTW rekenen op alle kosten die u doorfactureert aan uw klant. Vermeld Belgische hotel- en restaurantkosten afzonderlijk op uw factuur zodat u de BTW, die u er zelf op betaald heeft, kunt recupereren.