- 7 januari 2017
- Gepost door: Wouter
- Categorie: FAQ
Hoelang moet u uw archieven bijhouden? Voor welke stukken geldt er een uitzondering op de algemene termijn van zeven jaar? Wanneer start die termijn precies?
Termijn van zeven jaar: uitzonderingen
Zowel voor de Belastingen als voor de Btw moet u niet alleen boekhoudkundige documenten zoals uw jaarrekening, facturen, grootboek of inventaris, maar ook contracten, bestelbons, leveringsbons, professionele agenda’s, briefwisseling en mails zeven jaar bijhouden (art. 315, lid 3 WIB 92; art. 60, §3 en 4 W.Btw) . Alle stukken i.v.m. onroerende goederen moet u 15 jaar bijhouden (art. 11, §4 KB/Btw nr. 3) . De afgetrokken btw op onroerende goederen kan immers gedurende 15 jaar herzien worden. Uw investeringsfacturen moet u bewaren tot zeven jaar na het jaar van de laatste afschrijving. Brengt u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering, dan moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voorgedaan heeft bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden.
Hoe berekenen?
De termijn van zeven jaar vangt aan op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Voor documenten m.b.t. uw informaticasysteem start de termijn op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin u die systemen voor het laatst gebruikt heeft. Voor de tabel van de bedrijfsmiddelen moet u tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5 of 15 jaar (art. 11, §5 KB/Btw nr. 3) .
- Op de algemene bewaartermijn van zeven jaar bestaan uitzonderingen voor alle stukken i.v.m. onroerende goederen (15 jaar), investeringen (zeven jaar na de laatste afschrijving) en boekjaren met een fiscaal verlies.
- U moet alle documenten i.v.m. boekjaren met een fiscaal verlies bijhouden tot de controletermijn verstreken is van het laatste boekjaar waarin u het laatste deel van dat verlies in mindering brengt.
- Alle documentatie i.v.m. informaticasystemen moet u eveneens zeven jaar bijhouden nadat u dat systeem voor het laatst gebruikt heeft.