Thuiswerkvergoeding: hoe ziet de fiscus dit

In het kader van de coronacrisis kon u tijdelijk een thuiswerkvergoeding toekennen aan uw werknemers. Via een circulaire heeft de fiscus deze vergoeding een permanent karakter gegeven. Hoe zit dat precies?

Thuiswerkvergoeding. Door de coronacrisis mochten vele werknemers niet langer op kantoor werken, maar moest dat van thuis uit. Om in de kosten tegemoet te komen, kon u dan een forfaitaire vergoeding toekennen. Wilde u echter zeker zijn dat u fiscaal geen problemen kreeg, dan moest u een ruling hiervoor aanvragen. De fiscus heeft nu via een circulaire (circ. 2020/C/100 van 14.07.2020) deze vergoeding retroactief (sinds 01.03.2020) een permanent karakter gegeven, mits u voldoet aan een aantal toekenningsvoorwaarden. Welke zijn dat dan?

Regelmatig en structureel thuiswerk. U kunt uw werknemer die minstens vijf werkdagen per maand regelmatig en structureel aan thuiswerk doet, maandelijks een belastingvrije forfaitaire vergoeding van maximaal € 126,94 (€ 129,48 sinds 01.04.2020) toekennen. Deze vergoeding is voor u 100% aftrekbaar.

Tip 1. In geval van deeltijdse tewerkstelling hoeft u het bedrag niet te prorateren.

Tip 2. Ook tijdens de normale verlofperiode mag u de forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen.

Let op 1! In geval van lange afwezigheid wegens een andere reden dan jaarlijks verlof (bv. ziekte), moet u de vergoeding evenredig verminderen.

Let op 2! U moet aan al uw werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken, dezelfde vergoeding geven. U mag dus m.a.w. geen onderscheid maken naargelang van de functie.

Let op 3! Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, moet de vermelding ‘JA – ernstige normen’ ingevuld worden aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding vastgesteld is op basis van ernstige normen.

Wat dekt deze vergoeding? Die dekt de kosten en het gebruik van een bureau in de privéwoning van de werknemer, de kosten voor klein kantoormateriaal, de kosten voor het onderhoud en de reiniging van het bureau, de kosten voor elektriciteit, water en verwarming, de verzekeringen, de onroerende voorheffing, enz.

In deze circulaire wordt bevestigd dat u werknemers die minstens vijf werkdagen/maand thuiswerken, een belastingvrije forfaitaire vergoeding kunt toekennen van € 129,48/maand, die voor u bovendien 100% aftrekbaar is.