Papieren en elektronische factuur voortaan gelijk?

De huidige praktijk: zéér beperkte toepassing

Hoewel elektronische facturatie een aanzienlijke kostenbesparing kan betekenen voor bedrijven, wordt tot op vandaag slechts 2 % van de facturen elektronisch uitgewisseld. Dit is voornamelijk te wijten aan de strenge voorschriften die de btw-wetgeving stelt op het vlak van technologie en veiligheid. Deze zijn voor bedrijven vaak moeilijk om te zetten in de praktijk. Bovendien verschillen deze vereisten van lidstaat tot lidstaat, hetgeen de toepassing van elektronische facturatie in de internationale handel bemoeilijkt.

Anderzijds waren deze strikte vereisten voornamelijk ingegeven door de angst van de overheden dat elektronische facturatie onveiliger en fraudegevoeliger zou zijn dan papieren facturen. Ondertussen is het besef gekomen dat deze angst ongegrond is. De sporen van manipulatie van een elektronische factuur zijn bovendien minder gemakkelijk te wissen dan die van een papieren factuur. Een factuur is ook geen op zich staand document, maar hangt samen met andere commerciële documenten zoals contracten, bestelbons etc. waaraan de factuur kan worden getoetst.

Op Europees niveau formuleerde de Commissie reeds begin 2009 een voorstel tot harmonisering en vereenvoudiging van de facturatieregels. België heeft niet gewacht op een akkoord omtrent dit voorstel, en wil het facturatieproces reeds met ingang vanaf 1 januari 2010 vormvrij maken.

Gelijke behandeling

Tot op heden worden elektronisch verzonden facturen slechts door de Belgische btw-administratie aanvaard op voorwaarde dat de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd. Bovendien geeft de btw-wetgeving een limitatieve opsomming van de middelen die daartoe kunnen worden aangewend. In België kan men kiezen uit de volgende methodes (artikel 1, §3 en 4 van Koninklijk Besluit nr. 1):

1. een beveiligde elektronische handtekening die aan bepaalde vereisten voldoet,

2. een elektronische uitwisseling van gegevens via Electronic Data Interchange, of

3. een andere procedure waarover een akkoord wordt gevraagd aan de btw-administratie.

Het nieuwe Koninklijk Besluit schrapt de paragrafen 3 en 4 uit artikel 1 van Koninklijk Besluit nr. 1 en schaft aldus de huidige bijzondere technologische veiligheidseisen af. Daardoor zullen bedrijven voortaan zelf kunnen kiezen op welke wijze zij hun facturen uitwisselen op voorwaarde dat de authenticiteit en echtheid kunnen worden gegarandeerd (bijvoorbeeld zoals nu wordt gedaan voor papieren facturen). Zo zal bijvoorbeeld een e-mail met een factuur in bijlage vanaf 1 januari 2010 volstaan om van een conforme factuur te spreken (uiteraard moet aan de minimumvereisten van artikel 5 van Koninklijk Besluit nr. 1 zijn voldaan).

Zoals reeds vermeld beoogt deze wetswijziging de gelijke behandeling van papieren en elektronische facturen. Een beperkte, doch belangrijke nuancering is evenwel noodzakelijk. Het nieuwe Koninklijk Besluit schrapt immers niet de tweede paragraaf van Koninklijk Besluit nr. 1, waardoor ook na 1 januari 2010 een voorafgaand akkoord met de klant vereist blijft voor elektronische facturatie.

Archivering

Door de afschaffing van de technologische vereisten aan elektronische facturatie wordt ook de elektronische archivering van facturen onrechtstreeks vereenvoudigd.

De regels inzake de termijn en de plaats van bewaring wijzigen niet. Facturen dienen gedurende zeven jaar te worden bewaard, en dit in beginsel op het Belgische grondgebied. Wanneer de facturen op elektronische wijze worden gearchiveerd, mag dit archief zich echter op het grondgebied van een andere Europese lidstaat bevinden wanneer de gegevens online kunnen worden geraadpleegd vanuit België, en de fiscus hiervan vooraf in kennis werd gesteld.

Naast de vormvereisten van het btw-wetboek …

Niettegenstaande het voorgaande moet wel worden opgemerkt dat de elektronische facturatie uiteraard onderworpen zal blijven aan de formaliteiten waar traditioneel de papieren factuur aan dient te voldoen. Zo bepaalt het Wetboek van Vennootschappen reeds uitdrukkelijk dat alle facturen, al dan niet in elektronische vorm, in de regel bepaalde gegevens dienen te bevatten. Zo dient men ondermeer de naam van de vennootschap, de rechtsvorm en de nauwkeurige aanduiding van de zetel te vermelden, alsook het ondernemingsnummer en de verwijzing naar het “rechtspersonenregister” of “RPR” gevolgd door het bevoegde arrondissement. Bij gebrek aan één van deze verplichte vermeldingen kan de persoon aan wie dit gebrek kan worden toegeschreven burgerrechtelijk aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.

Daarenboven voorziet de wet tot oprichting van een kruispuntbank ondernemingen (Wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een kruispuntbank van ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen, B.S. 5 februari 2003) dat naast het ondernemingsnummer en de domiciliëring alle facturen ook het nummer dienen te vermelden van ten minste één rekening bij een in België gevestigde kredietinstelling waarvan de onderneming houdster is.

Volgens het KB nr. 1 van 29 december 1992 dient tenslotte de factuur ook het nummer te vermelden waaronder de ontvanger voor btw-doeleinden is geregistreerd.